RPA導入で業務効率upと人手不足解消｜中小零細企業のIT化支援

皆さんはこのようなお悩みありませんか？

パソコンの入力作業や書類作成に時間ばかり取られてしまっている

ルーチンワークに時間がとられ本来やるべき仕事がはかどらない

人手が足りず社長や営業スタッフが夜遅くまで事務作業に手を取られ残業続き

アナログから脱却できずに業務効率が悪い。なんとかIT化を進めたい

人手が足りない中でなんとか労働生産性を上げなければ仕事が片付かない

毎日の繰り返し作業をシステム化したいがどうしたらいいかわからない

2019年から働き方改革が始まり長時間労働の是正が各企業で進んでいますが、さらに昨今では、円安の影響や資材や人件費の高騰など会社経営に大きな影響を及ぼすような経済の動きもありコスト削減に力を入れている企業様も多いことと思います。
また少子高齢化による労働人口の減少から求人難、人手不足に悩んでいる企業様も多いことと思います。

こうした「長時間労働是正」「人手不足」「コスト削減」を解消するための一つの解決策がRPAの導入です。
Goal Linkでは「猫の手も借りたい」そんな中小零細企業様の業務改善の解決策としてPRAの導入のお手伝いをさせていただいております。「なんだか難しそう」「自社でもできるの？」という不安な企業様もレベルに合わせた導入をご提案いたします。

そもそもRPAとは何なのか？

RPAはRobotic Process Automationの頭文字を取ってRPAと呼ばれ、RPAを導入することを「業務をRPA化する」といったりします。

一言で説明すると「定型業務を自動化すること」で、例えばタイムカードの集計、給与計算、見積書作成、顧客情報の登録、売上集計といった決められた書類をパソコン上で開いて、決められた計算をして、決められた場所に何かを入力するといったような定型業務であればどんなものでも自動化（RPA化）することが可能です。

こうした事務作業だけに限らず、各社によって様々なルーティン業務があるかと思いますが、そうしたものも各社の事情に合わせて自動化することが可能です。

RPAというとロボットがパソコンの中で人間の代わりに働いてくれるといった表現がされますが、仕組みとしてはパソコン本体に覚えさせたい作業の手順を記録させるというシンプルなものです。

そしてその覚えた手順を「毎日」「毎週」「毎月」など決められた日時に実行させることができます。例えばエクセルに入力されているデータを決められたソフトの決められた場所に入力する、PDF化されたファイルを読み取り、発注伝票に記入し、決められた宛先に決められた文章でメールを送るといったことが自動化できるのです。

作業をRPA化するためには「作業手順」を記録する必要がありますが、この「作業手順」のことを「シナリオ」と呼びます。

つまり正しいシナリオをパソコンに覚えさせるということがRPA導入の肝となります。

人間と違ってイレギュラーへの対応が困難なため、作業の最終ゴールを明確にしたうえで、自動化するための「範囲の選定」「前提条件の整理」「パソコンが実行する作業手順の確立」を丁寧に行う必要があります。Goal LinkではRPA導入にあたっては社長様をはじめ、実際作業を担当しているスタッフの方からも時間をかけてヒアリングを行っております。

出典チャンネル：ビジネス＋ITチャンネル

RPA導入によるメリット

①圧倒的に短時間で業務を完了させられる

例えば営業スタッフが請求書を作成して、特定のフォルダに保存するというシーンを想定してみましょう。

・請求書にお客様氏名・お申込内容・金額・日付を入力し、印刷
・作成したデータは特定の名前を付けて特定のフォルダに保存
・また印刷した請求書を郵送するために事務スタッフにメール（パソコン上で動くアプリならメール以外でも可）を使って報告
・さらにお客様宛に請求書をお送りする旨のメールを送信

仮にこのように請求業務を行っているとして、一件にどれくらいの時間がかかるでしょうか？おそらく人の手で行えば5分～10分程度の時間ではないでしょうか。もしこの作業をRPA化すれば人が行う作業はシナリオを動かすためのスタートボタンを押すだけの1秒で完結、パソコン側でも1分もかからず作業が完了します。

これで作業効率は5倍-10倍アップしたことになります。確かに人が行っても5分～10分の作業ですから大したことはないかもしれませんが、ボタン一つで完結することに慣れてしまえば「もう手作業なんて考えられない」となるのはお判りいただけると思います。

もしそのような業務が社内で5個、10個あれば、さらにそれに携わる複数人のスタッフの手が空くのであれば、大きなコスト削減につながるのはいうまでもありません。

②ミスがなくなる

さらにミスを絶対に起こさないといったことも大きなメリットです。
（もちろんミスを起こさないためには、そもそもパソコンが自動的に入力するデータが正しいこと、シナリオが正しいということが前提です）
人間のように「疲れた」ということもありませんから、24時間同じ作業を繰り返し実行させても一つのミスもなく作業を完了させてくれます。

ミスをしないということは確認作業の手間がいらないということにもなりますから労働時間の削減にも大きく貢献してくれるというわけです。

さらに作業によっては毎週一回や毎月一回といった類のものもあるかと思いますが、こうしたものも予め日時を設定しておけばやり忘れもありません。

③「人手不足」の影響を受けにくい組織を作ることができる

会社を運営していて困ることの一つに「人がいなくなることで仕事が滞ること」が挙げられます。例えば急にスタッフが退職した、病気や事故で急な欠勤スタッフが出た等により本来行うべき仕事が滞ってしまえば多方面に迷惑をかけてしまいかねません。

もちろんすべての仕事をRPAが代わりに行うことはできませんが、業務の一部でもRPA化がされていれば例え急な退職や欠勤があっても誰かが代わりにスタートボタンを押すことさえできればロボットが業務を完了させてくれます。

業務をRPA化するということは、これまで人が行っていた業務をRPA化する段階で業務内容を整理し、手順を可視化するため「●●さんでないとわからない」「どんな作業をしているかわからない」といったことがなくなります。つまり業務の属人化を防ぐことにもつながるのです。

④スタッフの能力を有効活用できる

建設業界の中には様々な職種の人がいらっしゃいます。また社内には様々な役職・立場の人がいます。職種で言えば職人、営業、設計、施工管理、会社の役職・立場で言えば社長、部長、課長、一般社員などですよね。

それぞれの職種や役職によってはそれぞれの立場があり、それぞれ専門とする領域や役割が違います。例えば職人であれば現場で工事を行うことが専門領域ですし、営業で言えば営業活動こそが専門領域です。社長であればビジネスモデルを考えたり、資金調達をしたり、部長であれば所属部署の管理全般といった役割があります。

ではそうした人たちがそれぞれの職種や役割の中で思う存分力を発揮できるようにするために会社は何ができるでしょうか？労働生産性を今より高めるために何ができるのでしょうか？

それはその人たちにしかできない仕事に集中するための環境づくりではないでしょうか。
建設会社にお邪魔すると日が暮れた後に事務所に戻ってきて報告書を書いている職人スタッフや夜遅くに資料を作っている営業スタッフの姿、事務作業にも追われている設計スタッフをよく見かけます。

会社として必要なことだとしても、その人があえて手を動かさなくてはいけませんか？ロボットが代行してはいけませんか？

RPA導入はまさに「人がやるべきこと」と「ロボットで代行できること」を区別し、会社の労働生産性を最大化する方法と言えます。
定型作業でできる事務作業はRPA化してミスなく実行、応用力や発想力が必要な仕事はそれぞれの領域で人間が受け持つ、今の貴社のITをもう一歩前に進めてみませんか？

【事例で学ぶ】どんなケースでRPA化が可能？

RPAはAIとは違い、応用力がないということが弱点でもあります。
ただし作業手順が決まっている業務に関しては誰よりも正確に素早く実行することが可能です。ここでは実際どのようなケースでRPAの活用ができるのか見ていきましょう。

事務スタッフが行う勤怠管理を自動化

社員の退社後にタイムカードを自動集計

従業員が勤怠管理システムに打刻した出退勤記録を確認し、打刻漏れがあった場合には当該従業員にLINEにてRPAが報告。また遅刻や早退、有給休暇などを月末に自動集計し、全スタッフの出勤簿を自動作成。毎日のルーチンワークを自動化することで業務効率が向上します。

営業スタッフが行っていた顧客の宛先リストの作成を自動化

営業効率のアップもRPAの得意分野

自社のOB顧客・見込み顧客向けに一定期間ごとに発送するハガキの送信リストやメルマガ送信リストを社内の別システムからデータ取得を行い、重複確認も行った上でRPAが自動作成。事務作業をロボットに一任することで営業スタッフは電話対応やお客様訪問など本来の営業活動に専念することができます。

CRMと連動してお客様対応を自動化

定型のお客様対応ならRPAにお任せ

顧客管理システムに入力されているデータをもとに、訪問日の前日やアフターサービス開始時にRPAがお客様にリマインドやお知らせメールを送信。顧客対応も定型化することで連絡忘れを防止し、顧客とのコミュニケーションの頻度を高めます。

メールやLINEで届いたお問合せ情報を顧客管理システムに自動入力

作業のやり忘れやミスがないのもRPAの強み

お客様からメールやLINEで届くお問合せ情報（氏名・住所・電話番号・メールアドレス・お問合せ内容等）を受信後、顧客管理システムに自動入力。またお問合せ内容をRPA自ら担当営業にメールで報告。重要だけど後回しになりがちな情報入力をミスなく、忘れることなく実施してくれます。

上記は一例ですが、「わが社の場合は・・・」と考えると様々な活用方法が考えられそうですよね。

中途採用のコスト高騰や人件費、新人教育にかかる期間などを考えるとそう簡単に人手を増やすことはできません。さらにこれから労働人口がどんどん減っていくことを考えると人手に頼った業務フローを構築することはリスクですし、組織体制が脆弱だと言わざるを得ません。

「忙しいから人を入れなくては」この発想を変えることが、これからを生きる経営者に求められているのです。

RPA導入は中小零細企業の人手不足を解消し、経営基盤を強くするばかりか多方面でのコスト削減も実現でき、競合他社との価格競争にも寄与するでしょう。人手不足・求人難といった影響を受けることなく労働生産性を上げ続けることも可能です。まさに超強力な「中小零細企業の味方」なのです。

RPA導入までの流れ

①まずは無料コンサルにお申込みください

例えば「請求書作成」といっても会社によって使用しているフォーマットもスキームもそれぞれです。
それぞれの会社の実情に合わせたご提案をするために60分の無料コンサルを実施させていただいております。お気軽にお申込みください。

※お申込みフォームは当ページ下部にございます。

②無料コンサルにてヒアリング（オンライン）

日程調整をしたうえで無料コンサルにて現状のお悩みやご希望をヒアリングいたします。
また社長様、事業部長様、スタッフ様等向けにまずはRPAをご理解いただくためにRPAの仕組み等についての説明をさせていただきます。

③ご提案

実際に貴社にお伺いしヒアリングした内容をもとに業務プロセスや自動化の範囲の整理、適切なRPAツールの選定等を行い、ご提案をいたします。
改めて提案内容をもとに意見交換を行うことで、RPA導入後の失敗や後悔を防ぎます。

④ロボットの開発（RPAのシナリオ構築）

ご希望・仕様に基づいたロボットを開発いたします。一部のサイトには「ITに詳しくない初心者の方でもロボット作成が可能」という文言を見かけますが。正直申し上げて難しいと言わざるを得ません。
確かにプログラミング言語がわからなくても開発は可能ですが、プログラミング的な発想と開発ツールが使えるということが大前提となりますのでRPA人材が社内にいない会社様については原則当社にて開発をお任せいただいております。

④トライアル・導入

実際に開発されたロボットでテスト的に作業を行っていただきます。その後、不具合や必要な改善点についてご意見をいただき必要な改善を行った上で納品となります。
RPA導入後は効果検証を行い、会社が定めた指標をもとに「労働生産性は向上したのか」「コスト削減ができたのか」の検証を行います。

➄運用・保守

「効果検証を行った結果、見つかった課題を改善したい」「ロボットに新たなシナリオを追加したい」
「別業務のRPA化を進めたい」等、どんなことでも結構です。RPAの運用や改善について何なりとご相談ください。

Goal Linkでは社内のITレベルに合わせたRPA導入支援を行っております

実際、まだほとんどの中小零細企業ではRPAの導入が進んでいません。つまりこれは、ほとんどの会社でまだまだ「業務改善を行う余地が残っている」ということを意味しています。そうなんです、RPAというロボットに働いてもらえば今の業務効率を何倍にもアップさせることができるのです。
そう考えると今の「人手不足」や「求人難」、「労働時間の削減」に希望が見えませんか？
「難しいんじゃないの？」と臆する必要はありません。私たちが貴社の実情やレベルに合わせたRPA導入のお手伝いをさせていただきます。